Fredriksborg

EU forordning om personvern The General Data Protection Regulation («GDPR») trer i kraft 25. mai 2018 og i EEA (inkludert Norge) fra 1. juli 2018. Det nye regelverket betyr at vi får et styrket personvern for individer i EU og at virksomheter får nye plikter. 

Fredriksborg Eiendom AS fokuserer på å ivareta og beskytte våre leietakeres personvern. Vi behandler personopplysninger i samsvar med den til enhver tid gjeldende lovgivning, herunder i samsvar med personopplysningsloven og personopplysningsforskriften. Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til deg som leietaker eller ansatt hos leietaker. 

Denne personvernerklæring beskriver hvilke personopplysninger vi mottar og samler inn når du er leietaker eller ansatt hos leietaker til oss, samt hva vi gjør for å beskytte personopplysningene. 

Vi oppfordrer deg til å gjøre deg godt kjent med innholdet i denne personvernerklæringen. 

1. Behandlingsansvarlig

Fredriksborg Eiendom AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger innhentet i forbindelse med alle leieforhold som forvaltes av Fredriksborg Eiendom AS. Vi er også behandlingsansvarlig for personopplysninger som innhentes i forhold til leverandøravtaler og andre avtaler med Fredriksborg Eiendom AS.

2. Vår bruk av personopplysninger

2.1 Registrering og innsamling av personopplysninger

Hvis du er leietaker eller leverandør (eller ansatt hos leietaker eller leverandør) hos Fredriksborg Eiendom AS kan Fredriksborg Eiendom AS behandle følgende personopplysninger:

Innhentes direkte fra deg og er pålagt for private leietakere:

• • - Navn
  • - Fødselsnummer
  • - Adresse
  • - E-post
  • - Telefonnummer

Innhentes av deg eller fra din arbeidsgiver for å opprette og administrere et leieforhold:

• • - Navn (Pålagt for person med signaturrett for leietaker)
  • - Arbeidsgiver
  • - Stilling eller avdeling
  • - E-post adresse
  • - Telefonnummer
  • - Informasjon vi får når du kommuniserer med oss
  • - Informasjon vi får gjennom å kommunisere med deg

Disse opplysninger er frivillige, men uten kontaktperson(er) blir den løpende kommunikasjonen lidende. For eksempel ved vedlikehold, ulykke eller andre uforutsette hendelser. 

Personopplysningene innsamles:

• • - Via brev, kontaktskjemaer eller muntlig.
  • - Via e-post eller vår nettside.
  • - Via spørreundersøkelser.

Det rettslige grunnlaget for vår behandling av samtlige personopplysninger nevnt ovenfor er for leietakere i næring legitim interesse i henhold til artikkel 6 (f). Den legitime interessen er å ivareta leieforholdet og kommunisere med deg i den forbindelse. For private leietakere er behandlingsgrunnlaget inngåelse og oppfyllelse av kontrakt i henhold til GDPR artikkel 6 (b), og/eller legitim interesse i henhold til artikkel 6 (f). Den legitime interessen er å ivareta ditt leieforhold og kommunisere med deg i den forbindelse. 

2.2 Hva personopplysningene brukes til

• • - Å opprette juridisk bindende kontrakt for leieforhold.
  • - Å opprettholde sikkerheten for eiendommen eller til kommunikasjon angående pågående leieforhold.          
  • - Å administrere våre relasjoner til leietakere, kunder, leverandører eller andre brukere av våre tjenester.

2.3 Informasjonskapsler, hvilke personopplysninger behandler vi når du bruker vår nettside? 

Personopplysninger som vi samler inn via informasjonskapsler (cookies) nettstedet vårt brukes til statistikk som brukes til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet, samt markedsføringsformål.  Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 (f)). Den legitime interessen er å få tjenester på vår nettside til å fungere, samt å optimalisere din brukeropplevelse. Personopplysninger som vi samler inn på vårt nettsted inkluderer:

• • - Teknisk informasjon, inkludert IP(Internettprotokoll)-adressen som du bruker
  • - Nettlesertype og versjon
  • - Operativsystem og plattform
  • - Informasjon om om ditt besøk så som hvor du kommer fra, hvilke sider på nettstedet du besøker og hvor lenge samt tid og dato.

Bortsett fra de informasjonskapslene som er nødvendige for at våre nettsider skal fungere, er all vår bruk av informasjonskapsler er basert på ditt samtykke i henhold til ekomloven § 2-7b. Ditt samtykke kan når som helst endres eller trekkes tilbake gjennom Informasjonskapselerklæringen (www.fredriksborg.no/informasjonskapselerklaering). Dersom du trekker ditt samtykke tilbake, opphører vår behandling av personopplysninger gjennom informasjonskapsler. I Informasjonskapselerklæringen vår kan du også lese mer om hvilke informasjonskapsler vi bruker

3. Hvem deles opplysningene med

• • - Selskap i vårt konsern, som betyder våre datterselskaper, vårt holdingselskap og dets datterselskaper.
  • - Tredje parter I den grad det er nødvendig for å opprettholde leieforhold og vår virksomhet. Som eksempel våre revisorer, juridiske rådgivere eller andre tjenesteleverandører.
  • - Vi overfør ikke personopplysningene til land utenfor EU/EØS.

4. Dine rettigheter ved behandlingen av personopplysningene

I henhold til personopplysningsloven har du rett til innsyn i dine egne personopplysninger og krav på retting eller sletting av personopplysninger som er mangelfulle eller uriktige og rett til begrensning av behandling av personopplysninger. Du har også rett til å kreve at opplysningene overføres til ny virksomhet (dataportabilitet) og rett til å fremme klage for Datatilsynet i den grad du mener at dine personopplysninger ikke behandles i samsvar med gjeldende lovgivning.

5. Oppbevaring og lagring av personopplysninger

Vi oppbevarer personopplysninger i henhold til gjeldende lovgivning, har til enhver tid tiltak for å sikre kravene til konfidensialitet, tilgjengelighet og integritet. Alle personopplysninger lagres på database med begrenset tilgang eller i fysisk form i arkivskap med begrenset tilgang. 

Vi behandler kun opplysninger så lenge det er nødvendig for det eller de formål som de ble opprinnelig samlet inn for. Personopplysninger for kontaktpersoner til leieforhold slettes eller anonymiseres 18 måneder etter avsluttet leieforhold. Personopplysninger i leiekontrakter lagres i 5 år. 

Dog under enhver omstendighet vil ikke personopplysninger lagres lengre enn det som følger av den til enhver tid gjeldende lovgivning. 

6. Revisjon av denne personvernerklæring

Vi kan endre denne personvernerlæringen dersom behandlinger av personopplysninger endres eller om revisjon anses nødvendig grunnet endring i lover eller forskrifter. Vi kommer da til å sende ut en oppdatert versjon til alle våre leietakere. 

7. Henvendelser

Alle spørsmål eller opplysninger vedrørende denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger kan rettes til:

Sandra Pettersson

Fredriksborg Eiendom AS

e-post: sandra.pettersson@fredriksborg.no

telefon: 69 35 41 80